Les documents RH s’empilent, les bulletins de paie se perdent dans les classeurs et la conformité légale devient un casse-tête quotidien. Desk RH constitue une réponse à ce chaos administratif. C’est un coffre-fort électronique certifié qui centralise, sécurise et automatise la gestion des documents du personnel. Ce guide vous explique tout ce qu’il faut savoir sur cette solution française, développée par eDocGroup et intégrée à l’écosystème Silae.
Sommaire
Qu’est-ce que Desk RH ?
Desk RH est une plateforme SaaS française spécialisée dans la dématérialisation et la gestion administrative du personnel. Il ne s’agit pas d’un simple classeur numérique, mais d’un véritable système d’archivage électronique à valeur probante, certifié par l’AFNOR et agréé SIAF.
Les quatre piliers de la solution
| Pilier | Description | Bénéfice principal |
|---|---|---|
| Coffre-fort numérique | Archivage sécurisé et certifié des documents RH sur 50 ans | Conformité légale, accès rapide |
| Distribution automatique | Envoi en masse des bulletins de paie depuis Silae | Gain de temps, réduction des erreurs |
| Signature électronique | Validation des contrats et avenants en ligne | Processus 100 % digitalisé, traçabilité |
| Gestion des accès | Droits personnalisés pour chaque utilisateur | Sécurité, confidentialité |
La plateforme est conforme à plusieurs certifications et normes qui garantissent sa fiabilité : certification NF Z42-025, NF Z42-013 et NF Z42-020 pour l’archivage, conformité RGPD, et agrément SIAF.
Comment se connecter à Desk RH ?
L’accès à Desk RH se fait via l’adresse officielle : deskrh.fr. Deux modes de connexion sont possibles.
Connexion avec un compte dédié
Si vous utilisez un compte Desk RH indépendant, rendez-vous sur deskrh.fr, saisissez votre identifiant et votre mot de passe personnel. Lors de la première connexion, la procédure passe souvent par la fonction « Mot de passe oublié » pour définir votre mot de passe définitif.
Connexion via Microsoft SSO (authentification unique)
Pour les entreprises utilisant Microsoft 365, il est possible de se connecter via SSO (Single Sign-On). Cette option simplifie l’accès en utilisant les mêmes identifiants que ceux de votre compte professionnel et renforce la sécurité grâce aux politiques de votre organisation.
Inviter les salariés
Une fois votre compte employeur activé, vous pouvez inviter vos salariés à rejoindre leur espace personnel. Les invitations se gèrent depuis l’interface d’administration Desk RH, ou directement depuis Silae Paie via le menu « Relation Client » puis « Tâches à réaliser » et « Création utilisateur ». Les salariés reçoivent alors un email d’activation les guidant pour créer leur mot de passe et accéder à leur coffre-fort.
Les principales fonctionnalités de Desk RH pour l’employeur
Les fonctionnalités de Desk RH sont multiples. On présente les plus notables dans les lignes qui suivent.
Le coffre-fort numérique certifié
Le cœur de Desk RH est son coffre-fort numérique certifié qui stocke tous vos documents RH avec un archivage à valeur probante. Cette technologie garantit la conservation pérenne des fichiers pendant 50 ans tout en assurant leur intégrité grâce au cryptage avancé.
Les bulletins de paie, contrats, attestations, avenants, tout peut être classé par catégorie pour faciliter la recherche et la gestion. Chaque salarié bénéficie d’un espace personnel de 10 Go, accessible 24h/24 et 7j/7 via son compte eDocPerso.
L’automatisation de la distribution des documents
Fini le temps où vous passiez des heures à distribuer manuellement les bulletins de paie. Desk RH automatise l’envoi et la réception des documents grâce à une intégration directe avec Silae Paie. À chaque cycle de paie, les bulletins sont déposés automatiquement dans le coffre-fort numérique correspondant, ce qui limite les oublis et accélère la mise à disposition pour le salarié. Les notifications instantanées informent chaque salarié dès qu’un nouveau document est déposé dans son coffre-fort personnel.
La signature électronique intégrée
Pour accélérer encore les processus, Desk RH comprend un outil de signature électronique conforme aux normes légales françaises et européennes. Cette fonctionnalité permet de signer les contrats et autres documents directement depuis la plateforme, supprimant la nécessité d’imprimer et de scanner les fichiers. Le coût est de 0,25 centime par document signé.
Le suivi et la traçabilité
Chaque événement laisse une trace : dépôt, ouverture, téléchargement, signature. Cette traçabilité avec horodatage et accusés de réception est précieuse en cas de litige ou de contrôle. Vous pouvez démontrer la diffusion et la disponibilité des documents, ce qui sécurise vos processus RH.
Sécurité et conformité : les garanties de Desk RH
La sécurité juridique est un enjeu fort pour les services RH, notamment lors des contrôles Urssaf ou des audits internes. Desk RH s’appuie sur plusieurs niveaux de garantie :
- Hébergement sécurisé en France : maîtrise complète des données, stockage souverain
- Accès chiffrés : protection des échanges et des données stockées
- Droits utilisateurs personnalisés : chaque profil ne voit que les dossiers et entités qui lui ont été attribués
- Archivage à valeur probante : conservation certifiée conforme aux exigences légales
- Conformité RGPD : protection des données personnelles des salariés
Les droits d’accès sont hérités de Silae Paie, ce qui réduit le risque d’exposition de données sensibles et limite les accès inutiles. Une revue trimestrielle des accès actifs est recommandée pour vérifier que les comptes en circulation correspondent bien aux besoins actuels.
Desk RH : pour quels types d’entreprises ?
Desk RH s’adresse à plusieurs profils d’utilisateurs :
- Entreprises de toutes tailles : TPE, PME et grands groupes, via une gestion multi-structures qui permet de rattacher plusieurs sociétés à un seul portail.
- Cabinets d’expertise comptable : qui utilisent Silae et bénéficient d’une intégration fluide entre la gestion de la paie et l’archivage.
- Secteur public : les collectivités et administrations peuvent également utiliser cette solution certifiée.
Avis et retours d’usage
Les avis sur Desk RH sont partagés. La plateforme est saluée pour sa capacité à centraliser les documents RH et à faciliter l’envoi des bulletins. La validation rapide par l’employeur est également appréciée.
Cependant, des difficultés concrètes sont signalées : problèmes de synchronisation entre accès et structure visible, erreurs de communication lors de l’ajout de dossiers, affichage du publipostage qui varie selon les profils. Ces exemples confirment des soucis récurrents d’affichage et de gestion des accès, qui peuvent nécessiter un support technique.